ΘΕΜΑ: Σύμβαση της Χάγης της 5 ης Οκτωβρίου 1961 περί κατάργησης της επικύρωσης αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων – Συμπλήρωση εντύπου αίτησης πολιτών – Αρμόδιες Υπηρεσίες».

ΣΧΕΤΙΚΑ: 1. Τα με αριθμ. α) 48249/04-10-2010, β) 56493/10-10-2010 & γ) 58229/08-12-2010 έγγραφα του Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, που διαβιβάστηκαν με το Φ80000/1673/320/25-01-2011 έγγραφο της Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης.

2. Εγκύκλιος 63/2006 και Γεν. Έγγραφα Ε99/20/19-12-2008 & Ε99/54/30-10-2009 της Διεύθυνσής μας.

Σας στέλνουμε, αναφορικά με τη «Σύμβαση της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961 περί κατάργησης της επικύρωσης αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων», τα σχετικά έγγραφα υπό στοιχ. (1) του Υπουργείου Εσωτερικών Αποκέντρωσης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και σας παραθέτουμε τα παρακάτω για ενημέρωση και ενέργειες αρμοδιοτήτων σας:

Α. ΑΝΑΚΕΦΑΛΑΙΩΣΗ ΟΔΗΓΙΩΝ

Α. Στο πλαίσιο της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961, Ν.1497/1984 (ΦΕΚ 188Α΄/27-11-1984), σας υπενθυμίζουμε:

• Έγγραφα, πρωτότυπα ή ακριβή αντίγραφα αυτών, που έχουν εκδοθεί από τις Υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ και πρόκειται να χρησιμοποιηθούν στο εξωτερικό, σε χώρα που έχει προσχωρήσει στην ανωτέρω Σύμβαση (σύμφωνα με τη συνημμένη κατάσταση Κρατών), για την οποία η χώρα μας δεν έχει εγείρει αντίρρηση, πρέπει να φέρουν την ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΣΗ (APOSTILLE) - Σφραγίδα της Χάγης, από τις αρμόδιες για τη χορήγησή της αρχές. Κατ’ αυτόν τον τρόπο κάθε συμβαλλόμενο Κράτος απαλλάσσεται από την επικύρωση εγγράφων, στα οποία εφαρμόζεται η παρούσα Σύμβαση.
• Ως αρμόδιες αρχές, για τη χορήγηση της Επισημείωσης - Σφραγίδας της Χάγης στα διοικητικά έγγραφα που εκδίδονται από τις Υπηρεσίες των νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου (Ν.Π.Δ.Δ.), και από το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, κατά τον ιδρυτικό νόμο 2503/1997(ΦΕΚ 107Α΄), προβλέπονταν οι Γενικοί Γραμματείς των πρώην 13 Περιφερειών της χώρας. Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 280- Αρμοδιότητες της Αποκεντρωμένης Διοίκησης το υ νέου νόμου 3852/2010 (ΦΕΚ 87/Τ.Α΄/7.6.2010) « ΝΕΑ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ ΤΗΣ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΜΕΝΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ –ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΚΑΛΛΙΚΡΑΤΗΣ» οι αρχές που χορηγούν την Επισημείωση του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης στα διοικητικά έγγραφα, είναι οι Γενικοί Γραμματείς των 7 Αποκεντρωμένων Διοικήσεων.
• Με την επίθεση της Σφραγίδας της Χάγης, γίνεται από τις αρμόδιες αρχές ο έλεγχος που απαιτείται από τη Σύμβαση, στο προσκομιζόμενο προς επικύρωση δημόσιο έγγραφο, βεβαιώνεται δηλαδή, η γνησιότητα της υπογραφής και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο και ενδεχομένως η ταυτότητα της σφραγίδας ή του επισήματος που φέρει το έγγραφο (άρθρο 3 της Σύμβασης).Αυτά τα στοιχεία τα γνωρίζουν μόνο η εκδούσα αρχή και οι αρμόδιες υπηρεσίες– αρχές που χορηγούν τη Σφραγίδα της Χάγης, οι οποίες έχουν δείγματα υπογραφής υπαλλήλων που έχουν το δικαίωμα τελικής υπογραφής εγγράφων.
• Αν πρόκειται για κράτος, το οποίο δεν έχει προσχωρήσει στην σχετική Σύμβαση ή η χώρα μας έχει εγείρει αντίρρηση, τότε γίνεται η συνήθης επικύρωση από το Υπ. Εξωτερικών – Μεταφραστική Υπηρεσία (Αρίωνος 10, Τ.Κ 10577 Αθήνα (FAX: 210- 32.85.777, 210-32.85.779 και τηλ: 210 -32.85.713-17, 210 -32.85.758).
• Γι’ αυτό, επιβάλλεται η αποστολή δειγμάτων υπογραφής όλων των υπαλλήλων, των Διευθυντών, των Προϊσταμένων και των αναπληρωτών τους, αρμοδίων για τελική υπογραφή πρωτοτύπων εγγράφων ή των ακριβών αντιγράφων των υπηρεσιών τους, στις κατά τόπους Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, πρώην Διοικητικές Περιφέρειες και προς το Υπουργείο Εξωτερικών-Μεταφραστική Υπηρεσία, κοινοποιώντας το σχετικό έγγραφο και στη Διεύθυνσή μας.

Επίσης, λαμβάνοντας υπόψη σας, τα σχετικά έγγραφά μας υπό στοιχ. (2), καθώς και αίτημα- υπενθύμιση που εστάλη στην Υπηρεσία μας από την Αποκεντρωμένη Διοίκηση Αττικής, για την υποχρέωση αποστολής δειγμάτων υπογραφής των αρμοδίων υπαλλήλων, σας παρακαλούμε να μεριμνήσετε για την αποστολή δειγμάτων υπογραφής όλων των αρμοδίων υπαλλήλων, που δεν έχουν σταλεί μέχρι σήμερα.

Επισημαίνονται τα εξής :

1. Σε περίπτωση αλλαγής υπαλλήλου που φέρει την ιδιότητα του τελικού υπογράφοντα, εξαιτίας και της αποχώρησης μεγάλου αριθμού υπαλλήλων από τις Υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, υποχρεούστε να στείλετε δείγμα υπογραφής του, κατά τη γνωστή διαδικασία.

2. Σε περίπτωση, που λόγω μη έγκαιρης αποστολής των δειγμάτων υπογραφής των υπαλλήλων, ζητηθεί τηλεφωνικά από τις εμπλεκόμενες Υπηρεσίες να αποσταλούν δείγματα υπογραφής των, θα πρέπει να ανταποκρίνεστε άμεσα και αποτελεσματικά για την καλύτερη εξυπηρέτηση του πολίτη.

Β. ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΕΝΤΥΠΟΥ ΑΙΤΗΣΗΣ

Β. Αναφορικά με τις οδηγίες του 1β αποστελλόμενου σχετικού εγγράφου (το με αριθμ. 56493/10-10-2010) του Υπ. Εσωτερικών Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης σας γνωρίζουμε τα ακόλουθα και παρακαλούμε για δικές σας ενέργειες:

• Επειδή, οι πολίτες δεν γνωρίζουν πάντα, όταν προσέρχονται στις διοικητικές αρχές, ποια είναι η διαδικασία που πρέπει να ακολουθείται για τη χορήγηση της ΣΦΡΑΓΙΔΑΣ της Χάγης, (APOSTILLE) σε έγγραφα τα οποία πρόκειται να χρησιμοποιηθούν στο εξωτερικό, παρακαλούνται όλες οι Μονάδες μας, οι οποίες εκδίδουν πρωτότυπα ή ακριβή αντίγραφα των υπηρεσιών μας, να συμβάλλουν στην πληροφόρηση – εξυπηρέτηση των πολιτών.
• Γι’ αυτό είναι αναγκαίο, μέχρι τροποποίησης των εντύπων μας, στα ήδη διατιθέμενα έντυπα αιτήσεων, να συμπληρώνεται από τις Υπηρεσίες μας με σφραγίδα, ακριβώς κάτω από τη λέξη «ΑΙΤΗΣΗ», το κάτωθι υπόδειγμα:

ΑΙΤΗΣΗ

Επίσης αποστέλλεται συνημμένα στην εγκύκλιο του ΥΠ.ΕΣ.Α.&Η.Δ επικαιροποιημένη κατάσταση των Κρατών για τα οποία απαιτείται η Επισημείωση ( APOSTILLE) και καταργείται η υποχρέωση επικύρωσης των Αλλοδαπών Δημοσίων Εγγράφων.

Τέλος, σας επισυνάπτουμε πίνακα με τα στοιχεία επικοινωνίας των Γενικών Γραμματέων των (7) Οργανωτικών Διοικήσεων της χώρας, έτσι όπως ορίστηκαν με το «ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΚΑΛΛΙΚΡΑΤΗΣ», όπου θα αποστέλλονται τα δείγματα υπογραφής των υπαλλήλων, όπως προαναφέραμε.

ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ : Φ (13)