Θέμα: «Υπόμνηση της υποχρέωσης εφαρμογής του άρθρου 1 του ν. 4250/2014 για την κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτότυπων ή επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων».

Όπως είναι ήδη γνωστό, από τις 26.03.2014, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 4250/2014 «Διοικητικές Απλουστεύσεις-Καταργήσεις, Συγχωνεύσεις Νομικών Προσώπων και Υπηρεσιών του Δημοσίου Τομέα-Τροποποίηση Διατάξεων του π.δ. 318/1992 (Α΄161) και λοιπές ρυθμίσεις» (ΦΕΚ 74 /Α΄/26.03.2014) έχει καταργηθεί η υποχρέωση υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων που έχουν εκδοθεί από τις υπηρεσίες και τους φορείς που υπάγονται στην περίπτωση α΄ της παρ. 2 του άρθρου 1 του ως άνω νόμου ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων αυτών από τους ενδιαφερόμενους και πλέον το Δημόσιο υποχρεούται να αποδέχεται τα απλά, ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα των εγγράφων αυτών.

Αντίστοιχα, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά τα απλά, ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων, εφόσον τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί αρχικά από δικηγόρο καθώς και ευκρινή φωτοαντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από τις υπηρεσίες και τους φορείς που εμπίπτουν στη ρύθμιση. Επίσης, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά τα ευκρινή φωτοαντίγραφα αλλοδαπών εγγράφων, υπό την προϋπόθεση ότι τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί πρωτίστως από δικηγόρο.

Επισημαίνεται ότι οι διοικητικές αρχές, η Ελληνική Αστυνομία και τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (Κ.Ε.Π.) εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής, που το εξέδωσε, μόνο στην περίπτωση που αυτά πρόκειται να υποβληθούν από τον ενδιαφερόμενο σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις της εν λόγω ρύθμισης (π.χ. τράπεζα, ιδιωτική εταιρεία, συμβολαιογράφο).

Η Υπηρεσία μας με την αριθμ. πρωτ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/οικ.8342/1.04.2014 (ΑΔΑ: ΒΙΗ0Χ-6ΥΖ) εγκύκλιο που απέστειλε σε όλους τους υπόχρεους φορείς και υπηρεσίες έδωσε τις απαραίτητες οδηγίες και διευκρινίσεις για την ορθή εφαρμογή των νέων ρυθμίσεων προκειμένου να επιτευχθεί άμεσα ο επιδιωκόμενος με αυτές στόχος, δηλ. η ταχύτερη, αποτελεσματικότερη και χωρίς κόστος εξυπηρέτηση των πολιτών και των επιχειρήσεων στο σύνολο των συναλλαγών τους με το Δημόσιο.

Εντούτοις κατά το χρονικό διάστημα των έξι (6) μηνών που έχει παρέλθει από την έναρξη ισχύος του εν λόγω νόμου, ήτοι από 26.03.2014, η Υπηρεσία μας έχει γίνει αποδέκτης έγγραφων και προφορικών αναφορών/καταγγελιών τόσο από πολίτες όσο και από Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (Κ.Ε.Π.) σύμφωνα με τις οποίες δημόσιες υπηρεσίες και φορείς εξακολουθούν παρατύπως να ζητούν από τους ενδιαφερόμενους την υποβολή πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων.

Επιπροσθέτως κατά τη διενέργεια επιτόπιων ελέγχων στους οποίους προέβη η Υπηρεσία μας διαπιστώθηκε ότι παρότι οι νέες ρυθμίσεις έχουν λάβει ευρεία δημοσιότητα και έχουν ενημερωθεί επαρκώς οι υπόχρεοι φορείς, υπάρχουν περιπτώσεις υπηρεσιών (όπως ασφαλιστικά ταμεία, ΚΕ.Π.Α., υπηρεσίες που διενεργούν διαγωνισμούς πρόσληψης προσωπικού / προμηθειών Δημοσίου κλπ), οι οποίες παρατύπως δεν κάνουν αποδεκτά τα απλά, ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα των εγγράφων αλλά εμμένουν να απαιτούν από τους ενδιαφερόμενους την υποβολή πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων τους.

Κατόπιν των ανωτέρω, εφιστούμε την προσοχή σας για την ορθή εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 1 του ν. 4250/2014 κατά ενιαίο και ομοιόμορφο τρόπο από όλους τους υπόχρεους φορείς και υπηρεσίες, προκειμένου να αποφευχθούν στο μέλλον ανάλογα φαινόμενα που επιφέρουν σύγχυση και ταλαιπωρία στον πολίτη και στις επιχειρήσεις και κλονίζουν την εμπιστοσύνη τους στη δράση της Δημόσιας Διοίκησης.

Υπενθυμίζεται ότι οι υπηρεσίες και οι φορείς, στους οποίους υποβάλλονται τα φωτοαντίγραφα ως ανωτέρω, οφείλουν να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο, ανά τρίμηνο, σε ποσοστό τουλάχιστον πέντε τοις εκατό (5%) του συνόλου των φωτοαντιγράφων που έχουν κατατεθεί.

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο σε όλους τους φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα που εποπτεύουν.

Οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων της Χώρας παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή στους ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού της αρμοδιότητάς τους και αυτοί, εν συνεχεία, σε όλους τους φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα που εποπτεύουν.

Η Ιερά Σύνοδος της Εκκλησίας της Ελλάδος παρακαλείται να γνωστοποιήσει την εγκύκλιο σε όλες τις Μητροπόλεις και τα εκκλησιαστικά ιδρύματα της Χώρας.

Η Ιερά Επαρχιακή Σύνοδος της Εκκλησίας Κρήτης παρακαλείται να γνωστοποιήσει την εγκύκλιο αυτή σε όλες τις Μητροπόλεις της και τα εκκλησιαστικά της ιδρύματα.

Το Υπουργείο Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων παρακαλείται να γνωστοποιήσει την εγκύκλιο στα Δικαστήρια όλων των βαθμών.

Το Υπουργείο Δημοσίας Τάξης και Προστασίας του Πολίτη παρακαλείται να δώσει άμεσα σαφείς οδηγίες/εντολές στα Αστυνομικά Τμήματα της χώρας για την ορθή εφαρμογή των νέων διατάξεων, διότι σύμφωνα με πολλές αναφορές από ΚΕΠ, οι πολίτες που προσέρχονται σε αυτά και ενημερώνονται για το νέο θεσμικό πλαίσιο δυσπιστούν και για το λόγο αυτό εν συνεχεία απευθύνονται σε Αστυνομικά Τμήματα, τα οποία προβαίνουν παρατύπως σε επικύρωση αντιγράφων και σε είσπραξη του επικυρώσημου.

Σας γνωρίζουμε ότι η εγκύκλιος έχει καταχωρηθεί στο Δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας -www.ydmed.gov.gr-, στη διαδρομή: Διοικητική Μεταρρύθμιση/

α. Οργάνωση-Λειτουργία Δημόσιας Διοίκησης/Απλούστευση Διαδικασιών

β. Σχέσεις Κράτους-Πολίτη/Επικύρωση Αντιγράφων Εγγράφων.

Προσδοκούμε στην ανταπόκρισή σας για την πιστή τήρηση των ρυθμίσεων και παραμένουμε στη διάθεσή σας για κάθε περαιτέρω διευκρίνιση και συνεργασία.

Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ

ΘΟΔΩΡΗΣ ΛΙΒΑΝΙΟΣ